Poradnik Doradcy Zawodowego - savoir vivre podczas rozmowy kwalifikacyjnej

Rozmowa kwalifikacyjna to szczególne spotkanie, podczas którego kandydat jest poddawany bardzo wnikliwej ocenie. Najważniejszymi atutami są kompetencje, motywacja i zaangażowanie. Warto jednak znać tajniki biznesowego savoir-vivre’u, by zrobić doskonałe pierwsze wrażenie, co może mieć duży wpływ na zdobycie upragnionego stanowiska. Jeżeli zachowamy się zgodnie z zasadami etykiety biznesowej, nie tylko pokażemy doskonałe maniery i styl, ale również okażemy szacunek swojemu rozmówcy.

Kwestia zrobienia dobrego wrażenia pojawia się już na etapie pierwszego kontaktu telefonicznego z rekruterem, podczas którego zaprasza nas na rozmowę kwalifikacyjną. Kontrowersyjne piosenki w „graniu na czekanie” lub dziwne treści w poczcie głosowej mogą spowodować, że zostaniemy uznani za osoby niepoważne. Jeżeli mamy więc osobiste nagranie upewnijmy się, że jest to profesjonalny komunikat. Jeżeli nie, należy go nagrać jeszcze raz, przedstawiając się i prosząc o pozostawienie wiadomości, którą odsłuchamy gdy tylko będzie to możliwe.

Udając się na spotkanie niewątpliwie trzeba zadbać o odpowiedni ubiór. Powinien być spójny z charakterem pracy i dress code obowiązującym w firmie do której aplikujemy. Inaczej przecież ubierzemy się idąc na rozmowę o pracę w finansach, inaczej w agencji reklamowej, a jeszcze inaczej w przedszkolu. Jeżeli staramy się o posadę, w której kreatywność jest warunkiem koniecznym, ekstrawagancki strój nikogo nie powinien dziwić, a może on zadziałać na korzyść. Jeżeli jednak ubiegamy się o stanowisko np. bankowca strój powinien być bardziej formalny.

Ważne jest także bycie punktualnym, nikt przecież nie lubi czekać. Spóźnienia są frustrujące, świadczą o braku szacunku i złej organizacji czasu. Najlepiej wcześniej sprawdzić lokalizacje i dojazd do firmy i zaplanować go tak, aby być ok. 15 minut wcześniej w okolicy i ok. 5 do 7 minut przed umówioną godziną. Zbyt wczesne przyjście może postawić rekrutera w niekomfortowej sytuacji wprowadzając tym samym niepotrzebny niepokój. Warto pamiętać, że rozmowa kwalifikacyjna rozpoczyna się już w momencie przekroczenia przez kandydata progu siedziby firmy potencjalnego pracodawcy, a kończy dopiero z chwilą jej opuszczenia. Dlaczego? Ponieważ osoby tam pracujące mogą zostać zapytane o nasze zachowanie. Wchodząc do budynku wskazane jest przestrzeganie zasady mówiącej, że osoby wychodzące maja pierwszeństwo. Jeżeli w firmie znajduje się recepcja, witamy się z przebywająca tam osobą, przedstawiamy się i mówimy w jakiej sprawie przychodzimy i podajemy nazwisko osoby z którą jesteśmy umówieni. Zdecydowanie w złym tonie jest pojawienie się na rozmowie w towarzystwie osób trzecich.

Przed rozmową konieczne jest wyłączenie lub całkowite wyciszenie telefonu komórkowego łącznie z wibracjami, które również często słychać. Dzwoniący telefon może zaburzyć nasz tok wypowiedzi lub spowodować, że zostaniemy odebrani jako osoby rozkojarzone. Jeżeli jednak zdarzy się taka sytuacja podczas trwania spotkania należy przeprosić i wyłączyć aparat.

Wchodząc na rozmowę kwalifikacyjną, zgodnie z zasadami, pierwszy podaję rękę pracodawca. Jeżeli tego nie zrobi, nie należy jej wyciągać. Wystarczy skinienie głową, przedstawienie się i formalne przywitanie się poprzez zwyczajowe „dzień dobry”. Uścisk dłoni rekrutera przy powitaniu i pożegnaniu należy natomiast koniecznie odwzajemnić, pamiętając by był on umiarkowanie silny.

Przyjęło się, że uścisk powinien trwać mniej więcej tyle ile czasu zajmuje wypowiedzenie słów „dzień dobry” uwzględniając maksymalnie 2 potrząśnięcia. Należy unikać podawania samych końcówek palców – co zdradza naszą niepewność, uścisku który przypomina imadło, czy tzw. śniętej ryby tj. wilgotnej i zimnej dłoni. W sytuacjach biznesowych całowanie w dłoń jest bardzo niestosowne. Niedopuszczalne jest również długie i energiczne potrząsanie ręką rozmówcy. Uścisk dłoni, informuje o tym, z kim pracodawca ma do czynienia, czy dana osoba ma charyzmę, czy jest raczej spolegliwa i niezdecydowana.

Pierwsze kilka minut rozmowy zawsze służy rozluźnieniu obu stron, dopiero później następuje przejście do rozmowy o kompetencjach. Podczas tej krótkiej chwil tzw. small talku często są oceniane umiejętności interpersonalne. Należy więc uprzejmie i bez zniecierpliwienia odpowiadać na pytania związane z dojazdem czy aurą za oknem.

Jednym z elementów savoir-vivre jest również przygotowanie się kandydata poprzez poznanie firmy i przygotowanie kilku pytań dotyczących stanowiska. Watro poświęcić czas i zrobić research poprzez zapoznanie się ze stroną firmową, czy jej profilami w mediach społecznościowych. Poznać kulturę organizacji, misję, wartości, ofertę produktową, czy plany rozwoju. Będzie to świadczyło o poważnym traktowaniu rekrutera jak i o sile motywacji kandydata. Podczas rozmowy należy okazywać swoje zainteresowanie rozmówcy poprzez utrzymywanie kontaktu wzrokowego, czy dbanie o poprawną formę wypowiedzi. Nerwowe stukanie palcami o blat, pstrykanie długopisem, czy ruszanie nogą to zachowania których lepiej jest unikać. Wyprostowana, otwarta postawa i miły uśmiech na pewno lepiej pomogą wywołać dobre wrażenie.

Wysoka kultura osobista to cecha na którą rekruterzy bardzo zwracają uwagę. Wizytówkę wystawiamy sobie nie tylko swoimi kompetencjami ale także wyglądem i zachowaniem. Pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz i to jak wypadniemy zależy od nas samych.

Katarzyna Czaja

- Doradca Zawodowy